Privacyverklaring Kern counselling

Versie: 28 maart 2026

Kern counselling, gevestigd aan Terschellingkade 73, 3446 BK te Woerden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Kern counselling
Jurgen van Vliet
Terschellingkade 73
3446 BK Woerden
06 10019649
info@kerncounselling.nl
KvK: 96376171
Btw: NL005207019B27

Kern counselling is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de praktijk, de website, contactaanvragen, afspraakplanning en counselling.

  1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

  • bezoekers van de website van Kern counselling
  • mensen die contact opnemen via e-mail, telefoon of een formulier
  • mensen die een afspraak aanvragen of inplannen
  • cliënten van Kern counselling
  • andere personen van wie Kern counselling persoonsgegevens verwerkt in het kader van de dienstverlening
  1. Welke persoonsgegevens verwerkt Kern counselling?

Kern counselling kan, afhankelijk van jouw contact met de praktijk, de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens

  • voor- en achternaam
  • adresgegevens
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

Afsprakengegevens

  • datum en tijd van afspraken
  • gegevens die je invult bij het plannen van een afspraak
  • correspondentie over afspraken
  • gegevens die nodig zijn om een online sessie via Microsoft Teams mogelijk te maken

Gegevens in het kader van counselling

  • intakegegevens
  • hulpvraag
  • begeleidingsaantekeningen
  • voortgangsgegevens
  • andere persoonsgegevens die jij zelf tijdens het traject verstrekt

Bijzondere persoonsgegevens
In het kader van counselling kunnen ook gegevens over gezondheid, welzijn of psychosociale omstandigheden worden verwerkt. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG en die moeten extra zorgvuldig worden behandeld.

Financiële en administratieve gegevens

  • factuurgegevens
  • betaalgegevens
  • gegevens die nodig zijn voor de administratie

Website- en technische gegevens

  • IP-adres
  • gegevens over het gebruik van de website
  • cookiegegevens
  • beveiligingsgegevens via reCAPTCHA
  • statistische gegevens via Google Analytics
  1. Voor welke doelen verwerkt Kern counselling persoonsgegevens?

Kern counselling verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • om contact met je op te nemen
  • om vragen of aanvragen te beantwoorden
  • om afspraken in te plannen en te beheren
  • om online sessies via Microsoft Teams mogelijk te maken
  • om counselling zorgvuldig uit te voeren
  • om een cliëntdossier bij te houden
  • om facturen op te stellen en betalingen te verwerken
  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • om de website goed te laten functioneren en te beveiligen
  • om inzicht te krijgen in het gebruik van de website via Google Analytics
  • om formulieren en websitegebruik te beschermen tegen spam en misbruik via Google reCAPTCHA
  1. Op welke grondslagen verwerkt Kern counselling persoonsgegevens?

Kern counselling verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst
Voor het plannen van afspraken, het voeren van gesprekken, het uitvoeren van counselling en het afhandelen van betalingen.

Wettelijke verplichting
Voor zover persoonsgegevens moeten worden verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale en administratieve verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
Voor een zorgvuldige praktijkvoering, zoals agendabeheer, dossiervorming, websitebeveiliging, communicatie, bescherming tegen spam en misbruik, en verbetering van de website.

Toestemming
Voor verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is, zoals bepaalde cookies of het delen van informatie met derden wanneer daarvoor jouw toestemming nodig is. Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn en eenvoudig kunnen worden ingetrokken.

  1. Met wie deelt Kern counselling persoonsgegevens?

Kern counselling deelt persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, voor de bedrijfsvoering of als dat wettelijk verplicht is.

Dat kan gaan om:

  • Microsoft, voor online gesprekken via Microsoft Teams
  • Calendly, voor het plannen van afspraken
  • Google, voor Google Analytics en Google reCAPTCHA
  • hosting- en websiteleveranciers
  • e-maildienstverleners
  • boekhouder of administratieve software, voor zover nodig
  • betaal- of facturatiedienstverleners, als die worden gebruikt
  • toezichthouders of andere instanties, als dat wettelijk verplicht is

Als een externe partij namens Kern counselling persoonsgegevens verwerkt, dan worden waar nodig passende afspraken gemaakt, zoals een verwerkersovereenkomst.

  1. Microsoft Teams

Voor online gesprekken gebruikt Kern counselling Microsoft Teams. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn om de sessie technisch mogelijk te maken, zoals jouw naam, e-mailadres, metadata over de afspraak en technische verbindingsgegevens.

Kern counselling maakt geen opnames van sessies.

Microsoft Teams wordt uitsluitend gebruikt voor het faciliteren van online gesprekken. Kern counselling probeert dit zo privacyvriendelijk mogelijk in te richten.

  1. Calendly

Voor het plannen van afspraken gebruikt Kern counselling Calendly. Wanneer je via Calendly een afspraak plant, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt zoals jouw naam, e-mailadres, beschikbaarheid en eventuele aanvullende informatie die jij zelf invult.

Calendly geeft aan dat het persoonsgegevens ook buiten de EER kan verwerken en daarvoor gebruikmaakt van mechanismen zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework en Standard Contractual Clauses. Doorgifte buiten de EER mag alleen als daarvoor een geldige AVG-grondslag of passende waarborg bestaat.

  1. Google Analytics

Kern counselling gebruikt Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de website te verbeteren.

Google vermeldt voor GA4 dat IP-masking beschikbaar is en dat voor EU-gebruikers IP-adressen niet worden gelogd of opgeslagen, maar dat neemt niet weg dat het gebruik van Analytics nog steeds privacyrechtelijk zorgvuldig moet worden ingericht.

Voor zover Google Analytics trackingcookies of vergelijkbare technieken plaatst die niet strikt noodzakelijk zijn, vraagt Kern counselling daarvoor vooraf toestemming via de cookiebanner.

  1. Google reCAPTCHA

Kern counselling gebruikt Google reCAPTCHA om formulieren en de website te beschermen tegen spam, geautomatiseerd misbruik en frauduleus verkeer. Google beschrijft reCAPTCHA als een dienst voor botbescherming en misbruikpreventie. Google geeft daarnaast aan dat reCAPTCHA onder het Google Cloud Data Processing Addendum ondersteuning biedt voor GDPR-compliance.

Bij gebruik van reCAPTCHA kunnen technische en gedragsgegevens van websitebezoekers worden verwerkt om vast te stellen of sprake is van normaal menselijk gebruik of van geautomatiseerd verkeer.

  1. AIOSEO

Kern counselling gebruikt AIOSEO als SEO-plugin binnen WordPress om metadata, indexeringsinstellingen en technische SEO-instellingen van de website te beheren.

AIOSEO is in beginsel een websiteplugin voor zoekmachineoptimalisatie. Of AIOSEO zelf cookies of persoonsgegevens verwerkt op jouw website, hangt af van de concrete configuratie en gebruikte functies. Daarom wordt AIOSEO in deze verklaring genoemd als onderdeel van de website-inrichting, maar niet als zelfstandige trackingdienst tenzij uit de feitelijke configuratie blijkt dat die plugin persoonsgegevens of cookies verwerkt. De privacyinformatie van AIOSEO noemt dat op zijn eigen websites cookies kunnen worden gebruikt.

  1. Doorgifte buiten de EER

Het kan voorkomen dat persoonsgegevens via gebruikte softwarediensten buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, bijvoorbeeld bij internationale aanbieders zoals Google of Calendly.

Persoonsgegevens mogen alleen buiten de EER worden doorgegeven als daarvoor een passend beschermingsniveau bestaat of andere geldige waarborgen zijn getroffen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

  1. Hoe lang bewaart Kern counselling persoonsgegevens?

Kern counselling bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

Kern counselling hanteert in elk geval de volgende uitgangspunten:

  • contactverzoeken en algemene correspondentie: niet langer dan nodig voor afhandeling en opvolging
  • administratieve en factuurgegevens: zo lang als wettelijk vereist voor de fiscale administratie
  • cliëntdossiers en begeleidingsgegevens: 20 jaar

Die bewaartermijn sluit aan bij de in Nederland gebruikelijke wettelijke hoofdregel voor medische dossiers.

  1. Hoe beveiligt Kern counselling persoonsgegevens?

Kern counselling neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij kun je denken aan:

  • beveiligde apparaten en accounts
  • sterke wachtwoorden
  • waar mogelijk extra accountbeveiliging
  • beperking van toegang tot persoonsgegevens
  • zorgvuldig gebruik van Microsoft Teams, Calendly en andere digitale diensten
  • actuele website- en pluginupdates
  1. Cookies

De website van Kern counselling kan cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Daarbij geldt:

  • functionele cookies mogen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst
  • voor trackingcookies en andere niet-noodzakelijke cookies is in beginsel voorafgaande toestemming nodig
  • toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn
  • het intrekken van toestemming moet net zo eenvoudig zijn als het geven ervan

Als jij via de cookiebanner geen toestemming geeft voor niet-noodzakelijke cookies, dan worden die cookies niet of zo veel mogelijk niet geplaatst.

  1. Welke privacyrechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt Kern counselling verzoeken om:

  • inzage in jouw persoonsgegevens
  • correctie van onjuiste persoonsgegevens
  • verwijdering van persoonsgegevens
  • beperking van de verwerking
  • bezwaar tegen een verwerking
  • overdracht van gegevens, voor zover dat recht van toepassing is
  • intrekking van eerder gegeven toestemming

Je kunt hiervoor contact opnemen via info@kerncounselling.nl. Organisaties moeten in beginsel binnen één maand reageren op een privacyverzoek.

  1. Klachten

Als je vragen of klachten hebt over de manier waarop Kern counselling met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kun je contact opnemen via info@kerncounselling.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Wijzigingen

Kern counselling mag deze privacyverklaring wijzigen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, dienstverlening of gebruikte systemen. De meest actuele versie staat op de website.

  1. Contact

Kern counselling
Jurgen van Vliet
Terschellingkade 73
3446 BK Woerden
06 10019649
info@kerncounselling.nl

Voor het cookie beleid zie: Cookiebeleid